Organizar la junta de propietarios
El acontecimiento central de la vida de una Comunidad es la celebración de la junta de propietarios, en la que se analiza la marcha del edificio, su estado económico, y la toma de decisiones que afectan a todos los componentes de la Comunidad.
La junta de propietarios también puede ser conocida como asamblea de copropietarios, reunión de condominio o simplemente, reunión de vecinos, es un proceso importante para la toma de decisiones en una comunidad de propietarios.
La preparación, desarrollo y elaboración de una Junta, conlleva una gran responsabilidad, que recae habitualmente en el Administrador de Fincas colegiado, que suele ser quien ejerce, por sus conocimientos técnicos, el cargo de secretario de la Junta.
En la preparación de la junta de propietarios, lo primero es definir qué temas se tratarán y elaborar un orden del día claro, todo ello redactado dentro de una hoja de citación, que se enviará al domicilio designado por cada propietario para ser notificado, y en la que se indicará la hora y lugar donde se desarrollará la junta de propietarios.
Al comenzar la junta se controlará la asistencia para evitar posteriores quejas o errores. Los temas que tratar y votar solo serán aquellos que estén dentro del orden del día, si se proponen nuevos temas, estos se podrán comentar en ruegos y preguntas, pero en ningún caso se podrán adoptar acuerdos sobre ellos.
Las deliberaciones e intervenciones de los asistentes se exigirán que sean ordenadas, respetuosas y nunca ofensivas, manteniendo la educación y la convivencia entre los propietarios. El momento más importante en el desarrollo de la junta de propietarios, será el de las votaciones, y para que estas sean validas y según la Ley de Propiedad Horizontal, tienen que ser siempre obligatoriamente públicas.
Al terminar la junta se cierra el proceso con la elaboración del acta y su remisión a todos los propietarios. Se ha de redactar de forma clara y concisa de los acuerdos adoptados.
Posibles pasos que seguir en la organización de la junta de propietarios
- Convocatoria: Notificar con suficiente antelación la fecha, hora y lugar de la junta. Se puede comunicar en áreas comunes, WhatsApp, correos electrónicos… o a través de cualquier medio que utilice habitualmente la comunidad.
- Orden del día: Se comunicarán los temas a tratar, ordenadamente, en la junta de propietarios.
- Documentación: Es importante que los vecinos dispongan de cualquier documentación relevante antes de la junta para que tengan tiempo de revisarla previamente, como informes financieros, propuestas de proyectos o cambios en reglamentos.
- Quórum: Se le llama así al número de propietarios necesarios para que la reunión sea oficial y las decisiones sean vinculantes.
- Registro de asistencia.
- Desarrollo de la reunión: Se sigue el orden del día, paso a paso. El presidente cede la palabra a los propietarios para que expresen sus opiniones o realicen preguntas.
- Votación: Cuando sea necesario y siguiendo los procedimientos establecidos en los estatutos.
- Tomar notas: Documentar los temas discutidos, las decisiones tomadas y cualquier acción acordada.
- Elaborar el acta de la reunión y distribuir a los vecinos para mantener a todos informados, asistieran o no.
