¿Cómo abordar las reparaciones y mantenimientos inesperados en las comunidades de vecinos?

Para abordar las reparaciones y mantenimientos inesperados de forma efectiva hay que establecer tres puntos básicos: planificación, comunicación y cooperación.

Algunos pasos que se pueden seguir son:

1. Establecer un fondo de reserva: Este fondo se tendrá para cubrir gastos imprevistos además de servir para el mantenimiento de la comunidad. Se debe contribuir con una cantidad mensual aportada por cada vecino.
2. Realizar inspecciones regulares: Llevar a cabo inspecciones periódicas para identificar problemas potenciales antes de que se convierten en emergencias, permitirá una detección temprana y la posibilidad de afrontar los problemas de manera proactiva.
3. Contratar profesionales cualificados: Tener a disposición una lista de proveedores y contratistas confiables que puedan ser contactados rápidamente en caso de emergencias.
4. Contar con un equipo de administración de fincas competente: Los administradores profesionales están preparados para coordinar y resolver problemas inesperados de mantenimiento y reparación.
5. Comunicación inmediata: En caso de reparación o mantenimiento inesperado, comunica rápidamente la situación a todos los propietarios por eso resulta útil tener grupo de WhatsApp de los vecinos u otras aplicaciones de comunicación.
6. Evaluar la gravedad y priorizar: No todos los problemas requieren una respuesta inmediata, habrá que evaluar si se debe esperar.
7. Tomar decisiones de forma colaborativa: En situaciones importantes, la colaboración ayuda a asegurarse de que todos estén informados y de acuerdo con las acciones a tomar como la financiación de la reparación o mantenimiento.
8. Obtener varios presupuestos ante reparaciones costosas para comparar precios y evaluar la calidad del servicio.
9. Planificar para el futuro: Se debe considerar la necesidad de implementar medidas preventivas a la hora de afrontar estas reparaciones inesperadas y que reduzcan la probabilidad de problemas similares en el futuro.

La comunicación transparente y una planificación anticipada son fundamentales para abordar las reparaciones y mantenimientos inesperados de manera efectiva en las comunidades de vecinos.

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Importancia de contar con un servicio de administración de fincas

por Xenxo Barreiro

Director de administración de fincas en BV asesores

 

¿Qué ventajas tiene un administrador de fincas en una comunidad?

Contratar a un Administrador de Fincas para una comunidad implica tener a un profesional o a un equipo de profesionales para que gestione adecuadamente la finca ya que se encarga de realizar todos los trámites necesarios con la administración pública para cumplir la normativa o para llevar a cabo cualquier tramitación que requiera la comunidad. Los administradores de fincas profesionales están actualizados para ofrecer el mejor servicio posible en varias disciplinas como la jurídica, fiscal, administrativa… y además están al corriente de ayudas y subvenciones para las comunidades.

Otras ventajas son la de que ninguno de los vecinos se encarga de gestionar el dinero de la comunidad y así se evita la desconfianza entre vecinos. Al ser una figura externa puede mediar entre ellos cuando hay conflictos porque existen diferentes opiniones o porque surgen conflictos de convivencia sin necesidad de llegar a los tribunales.

La presidencia de la comunidad por parte de los vecinos es una tarea que a muchos les resulta engorrosa ya que hay que dedicarles tiempo a las tareas de administración y gestión de la comunidad cuando a veces, no se está preparado para ello, por ello es recomendable contar con el servicio de administración de fincas.

¿Cuáles son las responsabilidades de un administrador de fincas y qué es lo que queda fuera de su alcance?

Las responsabilidades y obligaciones de un Administrador de Fincas están recogidas en el Artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal, entre otras, están:

• Asesorar e informar a los vecinos
• Gestionar el presupuesto anual y la contabilidad, y por supuesto, velar por su cumplimiento.
• Mantener la finca y sus zonas comunes.
• Coordinar a los proveedores de servicios de la comunidad como los ascensores, jardineros, limpieza, mantenimiento, etc.
• Cumplir con las medidas y acuerdos adoptados en junta.
• Contratar el Seguro de Comunidad y gestionar posibles siniestros.
• Mediar en conflictos.
• Al actuar como secretario de la junta, el administrador de fincas debe custodiar la documentación asociada a la comunidad como facturas, contratos, documentos…

Fuera del alcance del administrador queda por ejemplo caer bien a los vecinos o charlar habitualmente con ellos ya que de lo que se trata es de resolver correcta y eficazmente las cuestiones propias de su trabajo en la comunidad. Por supuesto, no puede asignar los puestos de trabajo de la comunidad en sus propios intereses bien sea por obtener beneficios propios o por emplear a sus amigos o familiares.

Los administradores de fincas siempre deben actuar con honradez y transparencia.

En la actualidad, la tecnología permite que cada propietario pueda consultar online todos los documentos, informes y datos relativos a la comunidad.

Una pregunta más personal ¿Qué es lo que más te gusta de ser Administrador de fincas?

Es cierto que la administración de fincas no es una tarea fácil ya que uno de los deberes es la disponibilidad y accesibilidad con los vecinos para responder con celeridad a sus requerimientos y en ocasiones también  se pasan por situaciones de tensión y estrés pero lo importante es la función multidisciplinar que hace que el trabajo sea variado ya que al encargarnos de temas administrativos, fiscales, contables, jurídicos y de servicio al cliente, no quedamos anclados en una disciplina y la variedad hace que sea más dinámico y productivo a nivel personal.

¿Por qué es importante implantar sistemas de eficiencia energética en las comunidades?

Implantar sistemas de eficiencia energética en las comunidades de vecinos puede ser beneficioso tanto desde el punto de vista económico como medioambiental. La eficiencia energética es un tema cada vez más importante ya que puede contribuir a reducir el consumo de energía, disminuir las emisiones de gases de efecto invernadero y generar ahorros económicos significativos.

La implementación de estas medidas puede requerir una inversión inicial, pero los ahorros a largo plazo y los beneficios medioambientales suelen superar el costo inicial.

TIPs para implantar medidas de eficiencia energética:

• Iluminación eficiente: Reemplazar las bombillas tradicionales por bombillas LED puede reducir el consumo de energía en iluminación hasta en un 80%. Además, es recomendable instalar sensores de movimiento en zonas comunes para evitar que las luces estén encendidas innecesariamente.
• Aislamiento térmico: Mejorar el aislamiento térmico de los edificios puede reducir la pérdida de calor en invierno y el ingreso de calor en verano. Esto se puede lograr a través de la instalación de ventanas de doble acristalamiento, aislamiento en las paredes y techos, actuando de forma privativa en la vivienda, o aislando la envolvente del edificio (fachadas, patio, cubiertas, etc.), actuando de forma comunitaria en el edificio.
• Sistemas de calefacción y refrigeración eficientes: La instalación de calderas de condensación, termostatos programables y sistemas de regulación de la temperatura puede ayudar a reducir el consumo de energía y optimizar el confort en las viviendas.
• Energías renovables: Considerar la instalación de sistemas de energía renovable, como paneles solares fotovoltaicos o sistemas de aprovechamiento de energía solar térmica, puede generar electricidad o agua caliente de manera sostenible y reducir la dependencia de fuentes de energía convencionales. Actualmente, en ciertas instalaciones comunitarias, puede llegar incluso a ser obligatorio combinar sistemas de combustión con energías renovables.
• Gestión inteligente de la energía: Con sistemas que permiten monitorizar y controlar el consumo de energía, identificar posibles mejoras y ajustar automáticamente el funcionamiento de los equipos.
• Sensibilización y educación sobre buenas prácticas para fomentar el uso responsable de la energía.

Es importante tener en cuenta que cada comunidad de vecinos es única y las medidas de eficiencia energética deben adaptarse a sus características y necesidades específicas.

Un primer paso importante es realizar una auditoría energética para identificar las áreas de mejora y establecer un plan de acción adecuado.